Muzejní dokumentace

Muzejní dokumentace je organizovaným procesem zaznamenání informací, které předmět popisují a které předmět vyjadřuje. Data, která se zaznamenávají, jsou standardizovaná, aby co nejlépe poskytla přesný popis a co nejvíce informací o předmětu jak z profesionálního, tak vědeckého hlediska. S těmito informacemi by mělo být možné se s předměty lépe obeznámit, dále je studovat, ohodnotit, starat se o ně a zachovat je pro budoucí generace. Dokumentace by měla být veřejná, ovšem s těmi omezeními, aby předměty, nebo sbírky nedošly k újmě. Rovněž je potřeba se zaměřit na etickou stránku a neobcházet zavedená data kvůli různým důvodům a snažit se zachovat veškerá data pro budoucí generace.

Dokumentace musí být

• Dobře a řádně připravena
• Vždy k dispozici
• Přesná (Měla by být vyloučena možnost existence oblastí, které nejsou pokryty či zahrnuty v dokumentaci)
• Měla by být automatická, nezávislá na vůli jednotlivců (kdy může dojít k záměrnému zatajení informací)

Muzejní dokumentace má dvě roviny

a) užší: je fixací informací sňatých ze sbírkového předmětu. Dokumentem je tedy přírůstková kniha, nálezový deník, atd.

b) širší: je informace o nějakém jevu, skutečnosti (ne tedy o sbírkovém předmětu, jako v případě dokumentace užší) prostřednictvím samotného sbírkového předmětu. Dokumentem není tedy nálezový deník atd., ale sbírkový předmět samotný.

Vytváření dokumentace

Při vytváření dokumentace jsou formy a druhy dokumentace zvoleny tak, aby co nejvhodněji anotovaly výzkum a sladily zájmy základních vědních disciplín a muzeologie, které celým výzkumem procházejí.

Dokumentace zaznamenává variabilní povahu současnosti a je její materiální stopou, po čase se může stát součástí kulturního dědictví. Je nepsaným pravidlem, že dokumentaci vytváří každý profesionál nebo vědecký pracovník, který přijde do styku s objektem ať už při výzkumu, při běžné práci, či komunikaci, dle pravidel a nároků svého oboru.

Dokumentace musí být zálohovaná a manipulace s originály by měla být limitována, aby nedošlo k jejich poškození, ztrátě, či krádeži. Při použití moderních technologií už se dá tomuto lehce zabránit. Dříve byla dokumentace zálohována na mikrofilmy, mikrofiše, video, audio pásky, filmy, slidy, CD a tak dále.

Rozdělení dokumentace

• Primární – základní dokumentace sepsána při přímém prvotním kontaktu s předmětem
• Sekundární – slouží k adaptaci primární dokumentace pro další procesy a uložení primární dokumentace na další média
• Terciární – doplňková dokumentace

Primární dokumentace

• pozůstává z morfologických a materiálních podmínek muzeálie, vyjadřuje ji tedy samotný předmět a proto je autentická, původní a bezprostřední.
• Význam primární dokumentace spočívá v odhlédnutí od její efektivnosti pro poznání samotného předmětu, zvlášť v tom že umožňuje spojení s celkovým informačním obsahem, obsaženým ve sbírkovém fondu.
• Vzniká při prvotním kontaktu s předmětem, při výzkumu, zachování a komunikací s předmětem.
• Data jsou zachovávána často psanou formou v přírůstkových knihách, inventárních knihách, v posledních letech je snaha, aby byla dokumentace hlavně elektronická. Sestávají ze základních informací ohledně předmětu, jeho parametry, jeho popis a jsou doplněny kresbami či fotografiemi, a dále se skládá z popisu historického kontextu, do nějž předmět zapadá. Primární dokumentace bývá doplněna doprovodnou dokumentací.

Sekundární dokumentace

• Zahrnuje transformování primární dokumentace na další media, digitalizaci. Adaptuje primární dokumentaci pro potřeby dalších procesů v muzejní činnosti.
• zahrnuje všechny záznamy, včetně nového muzeálního kontextu předmětu. Přebírá nálezové údaje primární dokumentace a začleňuje je do systematického pořádku sbírkového fondu.
• Pro budoucí využívání sbírkového fondu je zvlášť důležitá dokumentace samotného selekčního procesu a ta by měla obsahovat vysvětlení proč a za jakých okolností byl určitý předmět vybrán.
• Tím se předmět stává plnohodnotným vědeckým dokumentem a splňuje předpoklady pro vysvětlení a zobrazení své muzeální kvality.

Terciární – doprovodná dokumentace

• Skládá se z hodnocení, systémů kartoték, katalogů, indexů, seznamů a jiných forem dokumentace.

Doprovodná dokumentace se skládá z:

• nálezová dokumentace – zobrazuje situaci, která zahrnuje existenční kontext, vztahovou situaci, za které se předmět odkryl
• základní dokumentace – morfologický popis předmětu podle příslušné vědní disciplíny
• vysvětlující dokumentace – systémové zařazení předmětu podle:

1. pravidel příslušné vědní disciplíny
2. muzeologických zásad třídění příslušného sbírkového kontextu

• je součástí primární dokumentace

Jak dokumentovat

• Zachovat nálezovou situaci, integritu a hodnotu předmětu
• Dokumentovat účelně, efektivně, použitelně
• Dokumentovat přesně, precizně
• Zdokumentovat veškeré zásahy na předmětu (konzervátorské, restaurátorské, apod.), výstavy i expozice
• Přistupovat k objektu ze všech možných úhlů zájmu, úměrně rozšířit poznatky (zdokumentovat i historický vývoj, materiál, strukturu, tvar, stav, účel předmětu)
• Selektovat informace, nezahltit dokumentaci nepotřebnými informacemi
• Zachovat kontinuitu dokumentace, sekundární opravy

Co se týče archivace dokumentace, pokud dokumentace není digitalizovaná, je třeba se postarat, aby byla uložena v dobrých klimatických podmínkách, dobře přístupná, přenosná, data musí být lehce dohledatelná jak na originální dokumentaci, tak na zálohové. V podstatě je potřeba vytvořit dokumentaci „depozitární režim“.

Dále máme ještě v podstatě celek muzejní dokumentace, kde se nejedná pouze o primární, sekundární a doprovodnou, ale jedná se i o dokumentaci činnosti muzea, ať už ohledně výstav, expozic, styku s veřejností, marketing, či obyčejného chodu muzea.

Odkazy

Literatura

• MAROEVIĆ, Ivo. Introduction to Museology: The European Approach. Zagreb: Vlg. Dr. C. Müller-Straten, 1993. 
• STRÁNSKÝ, Z.Z. Základy štúdia muzeológie. Bánska Štiavnica: Univerzita Mateja Bela, 2000. 

Autoritní data	NKC: ph320485