Wikipedista:Účetní a daňová kancelář SLUTO/Pískoviště

Digitalizace účetnictví

Digitalizace účetnictví představuje přechod na využívání moderních technologií ve firemních postupech. Tento přechod má za cíl snížit náklady, zvýšit efektivitu práce a zajistit maximální ochranu citlivých dat. Digitalizace se týká nejen interních operací podniku, ale i komunikace s různými externími subjekty, jako jsou úřady, dodavatelé, odběratelé, zaměstnanci nebo externí účetní. Možná by zde nebylo od věci dát pár vět z historie (začátek účetních SW, elektronické dokumenty...)

Digitální podpisy

Již samotné nastavování spolupráce účetní s podnikateli probíhá elektronicky. Pro podpisy veškerých smluvních dokumentů, plných mocí a dalších dokumentů lze využít spousty služeb, které přidělují podepisovaným dokumentům digitální podpis. Pro podnikatele bývá často bezplatná bez žádné dodatečné registrace nebo přihlášení. Podepsat dokumenty digitálním podpisem lze kdykoliv a odkudkoliv s přístupem k internetu. Celý proces je velmi rychlý a intuitivní.

On-line účetnictví

Stále více podnikatelů využívá on-line přístup do ekonomického systému provozovaného účetní v cloudu. Stejně tak mohou využívat službu účetní, kdy podnikatel umožní on-line vzdálený přístup do účetnictví ve svém ekonomickém systému. Stále žádanější je potom možnost využití tzv. tenkého klienta pro on-line přístup do ekonomického systému a to kdykoliv a odkudkoliv. Tyto systémy nevyžadují žádnou údržbu, zálohování ani aktualizace ze strany uživatele.

Cloudová výměna dokladů

Principem je předávání dokladů a informací v elektronické podobě, a to prostřednictvím služby cloud. Jedná se o zabezpečenou oboustrannou výměnu souborů mezi podnikatelem a účetní.

Interní oběh dokladů

Typickým rysem interního oběhu dokladů v digitalizovaném účetnictví jsou doklady výhradně v elektronické podobě. Ať už přijaté od externího subjektu, jako mohou být například dodavatelé, banky, odběratelé, státní úřady apod., nebo doklad v elektronické podobě vytvořený zaměstnancem podnikatele z původního dokladu ve fyzické podobě. Tímto je myšleno naskenování nebo pořízení fotokopie nejčastěji pokladního dokladu prostřednictvím scanneru, fotoaparátu chytrého telefonu a nebo stále častěji s využitím moderních aplikací v rámci správy DMS či cloudového systému.

Tyto všechny elektronické doklady mají výhradně jednotné úložiště a po jejich zpracování v ekonomickém systému účetní dochází k navázání tohoto dokladu k zaúčtované položce v ekonomickém systému a to jak pro plnohodnotnou správu tohoto dokumentu a účetního zápisu, tak pro dlouhodobou archivaci digitálního dokumentu ve smyslu platné legislativy.

Práce s takto pořízenými dokumenty následně odpovídá specifikům a vnitropodnikovým nastavením každého podnikatele. Často před samotným zaúčtování konkrétního účetního případu je odpovědným pracovníkem nebo pracovníky doklad schválen (pravidlo čtyř očí), kdy po příslušném schvalovacím procesu, který může obsahovat například i přidělení elektronických podpisů odpovědných pracovníků k dokumentu, je ze strany účetní tento doklad zaúčtován.

Vystavené doklady jsou v případě digitálního účetnictví zasílány odběratelům výhradně v elektronické podobě v automatických / hromadných dávkách, často dle smluvního nastavení mezi podnikateli. Proto stále častější varianta je kombinace dokladu v elektronické – vizuální podobě spolu s datovým souborem (např. ISDOC) pro přímý import dokladu do ekonomického systému.

U bankovních pohybů a transakcí dochází stále častěji k využití API konektoru mezi ekonomickým systémem a bankovnictvím podnikatele a to i ve smyslu Evropské směrnice o platebních službách PSD2.

Externí oběh dokladů

dodavatelé, odběratelé, externí účetní

Na rozdíl od zasílání souborů prostřednictvím e-mailové zprávy není u této služby téměř limitována velikost souborů, soubory neputují nezabezpečenými cestami e-mailové komunikace, mohou mít určitou adresářovou strukturu, lze řídit zabezpečený přístup u různých pracovníků podnikatele i účetní a především lze soubory ukládat třeba jen vyfocené z mobilního zařízení..

Datová výměna

Nejefektivnější podklad pro účtování (import dat do ekonomického systému) jsou exporty údajů z jiných systémů. Pro podnikatele od jeho dodavatelů nebo z banky, pro externí účetní od klientů. Takto lze hromadně importovat např. bankovní pohyby, daňové doklady, pohyby na kryptoměnových burzách, docházku zaměstnanců a to ve velkých počtech za minimální čas a bez rizika zkreslení nebo ztráty informace.

API rozhraní

Komunikaci mezi různými počítačovými programy lze zajistit prostřednictvím API. Při zpracovávání účetnictví lze tuto komunikaci nastavit především mezi ekonomickým systémem a bankovním systémem. V praxi to znamená, že účetní vůbec nepřistupuje na účty klienta, ale ekonomický systém si sám elektronicky stáhne bankovní výpisy, případně do banky odešle příkazy k úhradě pro autorizaci klientem.

On-line archivace

Jedná se o vzdálený přístup k souborům uloženým buď na cloudovém úložišti nebo v adresářové struktuře na serveru, k níž lze přistupovat z ekonomického systému. Obecně se tato správa dokumentů nazývá DMS (Document management system).

V podstatě se jedná o digitální archiv, k jehož nesporným výhodám patří usnadnění následné práce s dokumenty (např. systémy schvalování), odstranění rizika ztráty dokumentů, úspora místa, úspora nákladů při zpracování a distribuci dat, snadné a rychlé hledání informací.

Podle druhu dokumentu jej lze navázat přímo k zápisům v ekonomických systémech. Tato provázanost umožňuje pro jakéhokoliv oprávněného uživatele okamžitý náhled na dokumenty přímo v ekonomickém systému bez nutnosti hledání jeho fyzické podoby v pořadačích, a to vše on-line jak pro podnikatele tak pro účetní.

On-line archivaci podporuje i státní správa např. zřízením datového trezoru v systému datových schránek.

Digitální hlasová komunikace

K hlasové komunikaci s klienty je ideální využívat virtuální telefonní ústřednu. Tuto lze napojit na některou softwarovou interní platformu a to jak desktopovou tak na mobilní zařízení, aby všichni účastníci mohli telefonovat i když nejsou na svém pracovišti v kanceláři, především potom při práci z domova.

Robotická automatizace

Mnoho rutinních interních procesů realizovaných člověkem na jakémkoliv software lze automatizovat za pomoci softwarových robotů. Překladem může být obsluha datových schránek. Takový robot umí nejen zprávu z datové schránky vyzvednout, ale podle jejího obsahu ji přepošle relevantním adresátům a i uloží do dokumentového serveru dle předem nastavených parametrů.

Podobného robota využíváme například také pro měsíční e-mailové oznamování výše DPH klientům. Tyto zprávy jsou konkretizované tak, že každý klient obdrží informace jak o výši povinnosti, případně nadměrného odpočtu, ale i platební údaje pro úhradu daně i s přiloženým QR kódem pro načtení do mobilního bankovnictví.

On-line reporting

Pro podnikatele se jedná o nejrychlejší a komplexní možnost, jak získávat ekonomické informace pro řízení podniku. A to kdykoliv a odkudkoliv při napojení reportingu na ekonomický systém, v němž se vede účetnictví. Přístup k reportingu je u mnoha produktů možný prostřednictvím webového prohlížeče nebo aplikace pro mobilní zařízení. Nastavení reportovaných údajů může být individuálně uzpůsobené specifikám oboru podnikatele. Aktuálnost dat je potom dána především způsobem vedení účetnictví.

On-line formuláře

Pro sběr údajů od podnikatelů nebo jejich zaměstnanců pro účetní nebo daňové poradce lze pracovat s formuláři nebo dotazníky, které jsou dostupné on-line přes webový prohlížeč. Do takového prostředí se lze přihlásit uživatelským účtem kdy respondenti mají přístup k historii vyplněných údajů, mohou na předchozí formuláře navazovat nebo je měnit či doplňovat. Takto lez sbírat údaje např. pro zpracování přiznání k dani z příjmů, dodávání různých potvrzení, zaměstnanci podnikatelů vyplňují např. prohlášení poplatníka daně z příjmů ze závislé činnosti atd.

Digitalizace dokladů

Převod dokladů z okem čitelné podoby ať už v papírové podobě nebo v podobě dokumentu, který ovšem neobsahuje metadata se nazývá vytěžování. Jedná se o automatizaci a zefektivnění procesu zpracování účetních dokumentů. Tento proces zahrnuje několik specifických kroků a technik pro extrakci a analýzu účetních údajů z různých typů dokumentů, jako jsou faktury, účtenky, výpisy z bankovních účtů a další finanční dokumenty.

Tento převod dokumentů představuje skenování a digitalizace, optické rozpoznávání znaků (OCR), extrahování dat, validace a korekce, klasifikace a kategorizace, integrace s účetními systémy, archivace a přístup.

Výhodami vytěžování účetních dokladů je zvýšení efektivity, úspora času a lepší správa dat.

Tento způsob zpracování dokladů však vykazuje chybovost, která je deklarovaná na úrovni 5% informací. Proto je nezbytné, aby účetní využívající takové převody dokladů vynakládali určitou pracnost při kontrole vytěžených informací. Jediný bezchybný způsob zpracování dat je tedy "datová výměna" popsaná výše.

Umělá inteligence

Využití umělé inteligence (artificial intelligence, AI) v účetnictví tedy přináší nejen efektivitu a úsporu času, ale také zvyšuje přesnost, zlepšuje kontrolu a umožňuje lepší strategické rozhodování.

Její využití je i v mnoha oblastech týkajících účetnictví. Jedná se o automatizaci účetních procesů v podobě automatického zpracování faktur, automatického párování transakcí, vytváření a zpracování účetních výkazů, analýzy finančních dat a predikce budoucího vývoje cash flow, nákladů nebo příjmů na základě historických dat. Dále detekce neobvyklých vzorů v účetních datech, které by mohly indikovat podvodné aktivity podvodů a neobvyklé nebo neautorizované transakce.

AI může číst a interpretovat text v účetních dokumentech, jako jsou smlouvy, faktury nebo účetní knihy. Chatboti a virtuální asistenti mohou odpovídat na otázky klientů nebo zaměstnanců týkající se účetních a finančních informací. AI může optimalizovat proces správy pohledávek a závazků, včetně automatických upomínek a analýzy platebních vzorců.

AI může sledovat a vyhodnocovat dodržování účetních a regulačních standardů.

AI může poskytovat personalizované finanční rady a doporučení na základě konkrétních potřeb a chování firmy, generovat personalizované a přizpůsobené reporty podle specifických potřeb podnikatele.

AI může analyzovat nákladové struktury a navrhovat strategie na jejich optimalizaci a snížení.

Virtuální asistenti a chatboti mohou poskytovat podporu klientům a odpovídají na běžné otázky týkající se účetních služeb nebo finančních údajů.

AI může pomoci vytvářet personalizované zprávy a komunikaci s klienty na základě jejich historie a potřeb.

AI může automaticky kontrolovat data a procesy, čímž snižuje lidské chyby a zvyšuje přesnost.

Bezpečnostní standardy IT

V oboru účetnictví je třeba mít nastavenu ochranu dat a informací na velmi vysoké úrovni. Existují jak obecná nařízení, jakým je např. Obecné nařízení EU o ochraně osobních údajů (GDPR), tak doporučení oborových orgánů, jakým je např. Komora daňových poradců ČR.

Počítačová bezpečnost zahrnuje ochranu koncových zařízení, serverů a počítačové sítě pomocí bezpečnostního softwaru a hardwarových opatření. Důležitou roli hraje pravidelná aktualizace systémového a aplikačního softwaru. Klíčové činnosti zahrnují ochranu před neoprávněnou fyzickou manipulací, zabezpečení přístupu k datům, ochranu integrity, důvěrnosti a dostupnosti dat, zálohování dat, ochranu softwaru před krádeží a zabezpečení komunikace a přenosu dat.

Zálohování

Dnes u nestačí obecně přijímané pravidlo 3-2-1, které říká, že by se měly vždy uchovávat tři kopie dat na dvou různých typech médií a z toho jednu kopii mimo pracoviště. Novým trendem je pravidlo 3-2-1-1-0, které obsahuje navíc doporučení alespoň jednu kopii udržujte offline a ověření, že jsou zálohy s nulou chyb.