Wikipedista:Účetní a daňová kancelář SLUTO/Pískoviště

Digitalizace účetnictví

Digitalizace účetnictví představuje přechod na využívání moderních technologií ve firemních postupech. Tento přechod má za cíl snížit náklady, zvýšit efektivitu práce a zajistit maximální ochranu citlivých dat. Digitalizace se týká nejen interních operací podniku, ale i komunikace s různými externími subjekty, jako jsou úřady, dodavatelé, odběratelé, zaměstnanci nebo externí účetní.

Digitální podpisy

Již samotné nastavování spolupráce účetní s podnikateli probíhá elektronicky. Pro podpisy veškerých smluvních dokumentů, plných mocí a dalších dokumentů lze využít spousty služeb, které přidělují podepisovaným dokumentům digitální podpis. Pro podnikatele bývá často bezplatná bez žádné dodatečné registrace nebo přihlášení. Podepsat dokumenty digitálním podpisem lze kdykoliv a odkudkoliv s přístupem k internetu. Celý proces je velmi rychlý a intuitivní.

On-line účetnictví

Stále více podnikatelů využívá on-line přístup do ekonomického systému provozovaného účetní v cloudu. Stejně tak mohou využívat službu účetní, kdy podnikatel umožní on-line vzdálený přístup do účetnictví ve svém ekonomickém systému. Stále žádanější je potom možnost využití tzv. tenkého klienta pro on-line přístup do ekonomického systému a to kdykoliv a odkudkoliv. Tyto systémy nevyžadují žádnou údržbu, zálohování ani aktualizace ze strany uživatele.

Cloudová výměna dokladů

Principem je předávání dokladů a informací v elektronické podobě, a to prostřednictvím služby cloud. Jedná se o zabezpečenou oboustrannou výměnu souborů mezi podnikatelem a účetní.

Interní oběh dokladů

interní účetní, zaměstnanci, vč. schvalování dokladů...

Externí oběh dokladů

dodavatelé, odběratelé, externí účetní

Na rozdíl od zasílání souborů prostřednictvím e-mailové zprávy není u této služby téměř limitována velikost souborů, soubory neputují nezabezpečenými cestami e-mailové komunikace, mohou mít určitou adresářovou strukturu, lze řídit zabezpečený přístup u různých pracovníků podnikatele i účetní a především lze soubory ukládat třeba jen vyfocené z mobilního zařízení..

Datová výměna

Nejefektivnější podklad pro účtování (import dat do ekonomického systému) jsou exporty údajů z jiných systémů. Pro podnikatele od jeho dodavatelů nebo z banky, pro externí účetní od klientů. Takto lze hromadně importovat např. bankovní pohyby, daňové doklady, pohyby na kryptoměnových burzách, docházku zaměstnanců a to ve velkých počtech za minimální čas a bez rizika zkreslení nebo ztráty informace.

API rozhraní

Komunikaci mezi různými počítačovými programy lze zajistit prostřednictvím API. Při zpracovávání účetnictví lze tuto komunikaci nastavit především mezi ekonomickým systémem a bankovním systémem. V praxi to znamená, že účetní vůbec nepřistupuje na účty klienta, ale ekonomický systém si sám elektronicky stáhne bankovní výpisy, případně do banky odešle příkazy k úhradě pro autorizaci klientem.

On-line archivace

Jedná se o vzdálený přístup k souborům uloženým buď na cloudovém úložišti nebo v adresářové struktuře na serveru, k níž lze přistupovat z ekonomického systému. Obecně se tato správa dokumentů nazývá DMS (Document management system).

V podstatě se jedná o digitální archiv, k jehož nesporným výhodám patří usnadnění následné práce s dokumenty (např. systémy schvalování), odstranění rizika ztráty dokumentů, úspora místa, úspora nákladů při zpracování a distribuci dat, snadné a rychlé hledání informací.

Podle druhu dokumentu jej lze navázat přímo k zápisům v ekonomických systémech. Tato provázanost umožňuje pro jakéhokoliv oprávněného uživatele okamžitý náhled na dokumenty přímo v ekonomickém systému bez nutnosti hledání jeho fyzické podoby v pořadačích, a to vše on-line jak pro podnikatele tak pro účetní.

On-line archivaci podporuje i státní správa např. zřízením datového trezoru v systému datových schránek.