Číslo jednací
Číslo jednací (zkracováno č. j., čj.) je jednoznačný identifikátor dokumentu. Konkrétní konstruování čj. bylo historicky a i dnes je napříč různými úřady značně odlišné. Současná česká legislativa pro spisovou službu požaduje, aby bylo v čj. uvedeno označení původce (i zkratkou), pořadové číslo dokumentu a období, ke kterému se pořadové číslo vztahuje, jinak ponechává volnost.[1] Odlišná je situace u soudů, kde tvorba čj. vychází ze spisové značky.[2]
Vznik čísla jednacího lze spojit s potřebou spisové služby spravovat akty, které se (v českém prostředí) plně prosazují v 16. století, pevnou podobu získává užívání čj. po josefínských reformách v 80. letech 18. století. Zde se již plně prosazuje exhibitní protokol, do kterého jsou v chronologické řadě zapisována pořadová čísla přijatých dokumentů. Pro další vývoj čj. je důležitá praxe vzniku nových spisů, nejprve se tak dělo pomocí tzv. priorace, kdy se k novému dokumentu dohledávají starší ve stejné věci, tyto se postupně spojují a evidují se vždy podle dokumentu nejnovějšího. Záhy se ukázalo, že tato praxe je nedostačující a v 19. století proběhlo několik kancelářských reforem, které vesměs nebyly účinné, pouze v praxi justičních úřadů došlo na konci 19. století k jejich uplatnění – zde hned na základě podání vzniká spis s jednoznačným identifikátorem (spisová značka) a dokumenty potom dostávaly čj. skládající se z sp. zn. a pořadového čísla v rámci spisu (později začaly být číslovány listy).[3] Již při těchto reformách se v terminologii spisové služby ve veřejné správě objevuje tzv. sběrný arch umožňující skládání spisů obdobně jako v justiční správě (sběrný arch je označen čj. prvního dokumentu do něho vloženého a další dokumenty se do archu vkládají, aniž by se číslo měnilo), nicméně ani tehdy ani později (vzhledem k narušení kontinuity vývoje v druhé pol. 20. století) se nepodařilo tento model prosadit do praxe. Teprve v posledních letech se veřejná správa řešení jako aktuální problém, který ze dvou modelů využít (platí, že priorace je vhodnější pro menší kanceláře, kde spis tvoří jeden či několik málo dokumentů, větší využijí s užitkem sběrného archu).[4]
Reference
editovat- ↑ § 1 vyhlášky č. 191/2009 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby: „Číslo jednací obsahuje vždy označení nebo zkratku označení původce, pořadové číslo a označení určeného časového období, kterým je zpravidla kalendářní rok, popřípadě označení nebo zkratku označení jeho organizační jednotky, nebo jiné znaky, charakterizující skutečnosti související s dokumentem.“
- ↑ § 167 instrukce Ministerstva spravedlnosti č. 505/2001-Org., kterou se vydává vnitřní a kancelářský řád pro okresní, krajské a vrchní soudy: „(1) Spisová značka a k ní připojené číslo listu písemnosti nebo vyhotoveného rozhodnutí tvoří jednací číslo (např. 4T 68/2002-27, 6C 162/2002-14, 3Co 64/2002-132). Je-li písemnost nebo vyhotovení rozhodnutí obsáhlejší (obsahuje-li více čísel listů) jednací číslo se vyznačí jen na přední straně prvního listu. Při doručování ostatních obsáhlejších písemností se na obálkách a doručenkách uvádí jen číslo jednací vyznačené na prvním čísle listu doručované písemnosti. (2) Jednacím číslem se označí všechny stejnopisy rozhodnutí, všechny písemnosti, jež mají být vypraveny, jakož i obálky a doručenky.“
- ↑ BABIČKA, Vácslav. Číslo jednací a spisová značka. Archivní časopis. 2008, roč. 58, s. 8. [Dále jen Babička]. ISSN 0004-0398.
- ↑ Babička, s. 13.
Literatura
editovat- BABIČKA, Vácslav. Číslo jednací a spisová značka. Archivní časopis. 2008, roč. 58, s. 1–13. ISSN 0004-0398.